Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig og databehandler

Total RePay leveres af AvaTora ApS, CVR-nr. 46395824, Hindsholmvej 18, 5300 Kerteminde, Danmark, e-mail: jr@avatora.dk.

Når din arbejdsgiver bruger RePay til at håndtere udlæg, er din arbejdsgiver dataansvarlig for udlægsdata (kvitteringer, beløb, kategorier, godkendelser), og vi er databehandler på vegne af din arbejdsgiver i henhold til en databehandleraftale.

For oprettelse og drift af din brugerkonto, for sikkerhedslogning og for driften af appen og web-platformen er vi selvstændigt dataansvarlige.

2. Hvilke oplysninger behandler vi

• Kontooplysninger: navn, e-mailadresse, adgangskode (opbevares kun i hashet form), rolle og tilknytning til virksomhed.
• Bankoplysninger (valgfrit): registrerings- og kontonummer eller IBAN/BIC, som du eller din arbejdsgiver angiver til udbetaling af udlæg.
• Udlægsdata: fotos og PDF-filer af kvitteringer samt de oplysninger, der aflæses eller indtastes (dato, beløb, moms, leverandør, beskrivelse, kategori, dimensioner og kommentarer).
• Godkendelsesdata: status, godkender, tidspunkter og begrundelser for godkendelse eller afvisning.
• Enheds- og notifikationsdata: push-token, platform (iOS/Android) og sprogindstilling, hvis du tillader notifikationer.
• Tekniske logdata: IP-adresse, tidspunkt, handling og enhedstype i forbindelse med login og ændringer (revisionsspor).

3. Formål og retsgrundlag

• Levering af tjenesten (oprettelse af konto, registrering, godkendelse og udbetaling af udlæg) — opfyldelse af aftalen med dig og din arbejdsgiver (GDPR art. 6, stk. 1, litra b).
• Opbevaring af bilag og regnskabsmateriale — retlig forpligtelse efter bogføringsloven (GDPR art. 6, stk. 1, litra c).
• Sikkerhed, fejlsøgning og misbrugsforebyggelse — legitim interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f).
• Push-notifikationer — dit samtykke, som du giver via styresystemets tilladelse og til enhver tid kan trække tilbage.

4. AI-baseret aflæsning af kvitteringer

Når du scanner en kvittering, sendes billedet til vores AI-underleverandør (Anthropic, Claude API) med det ene formål at aflæse dato, beløb, moms, leverandør og foreslå en kategori. Du gennemgår og bekræfter altid resultatet, før udlægget indsendes.

Vi bruger ikke dine kvitteringer til at træne AI-modeller, og vores underleverandør må efter aftale ikke anvende data indsendt via API til træning.

5. Modtagere og underleverandører

Vi deler kun oplysninger med databehandlere, der er nødvendige for at levere tjenesten, og som er bundet af databehandleraftaler:

• Hosting og database: Railway (server- og databasedrift).
• AI-aflæsning: Anthropic (Claude API).
• E-mail: smtp2go (transaktionelle e-mails, f.eks. nulstilling af adgangskode og notifikationer).
• Push-notifikationer: Expo Push Service samt Apple Push Notification service og Google Firebase Cloud Messaging.
• Din arbejdsgivers regnskabssystem, hvis din arbejdsgiver har aktiveret eksport (f.eks. e-conomic, Fortnox, Visma) eller bankfil-eksport.

6. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Enkelte underleverandører behandler oplysninger i USA. Overførsel sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og/eller EU-U.S. Data Privacy Framework, hvor leverandøren er certificeret.

7. Opbevaringsperiode

• Kontooplysninger opbevares, så længe din konto er aktiv. Ved sletning anonymiseres navn, e-mail og bankoplysninger straks.
• Kvitteringer og udlægsdata, der indgår i et regnskab, opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører, jf. bogføringsloven. Kladder og afviste udlæg kan slettes af dig med det samme.
• Tekniske logdata og revisionsspor opbevares i op til 12 måneder, medmindre længere opbevaring er nødvendig for at håndtere en sikkerhedshændelse.
• Push-tokens slettes, når du logger ud eller sletter din konto.

8. Dine rettigheder

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet og til at gøre indsigelse mod behandlingen. Er behandlingen baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage.

Vedrører din anmodning udlægsdata, som vi behandler på vegne af din arbejdsgiver, skal du rette henvendelse til din arbejdsgiver. Vi hjælper gerne med at videreformidle anmodningen.

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.

9. Sletning af din konto

Du kan til enhver tid slette din konto på tre måder: i appen under Profil → "Slet min konto", på siden Slet din konto (/slet-konto), eller ved at kontakte os på jr@avatora.dk. Når kontoen slettes, deaktiveres den, og dine personoplysninger (navn, e-mail, adgangskode, OAuth-kobling, bankoplysninger og push-tokens) anonymiseres eller slettes.

Godkendte og udbetalte udlæg bevares i anonymiseret form i den lovpligtige opbevaringsperiode, da de udgør din arbejdsgivers regnskabsmateriale.

10. Tilladelser i appen

• Kamera: bruges kun til at tage billeder af kvitteringer, når du selv starter kameraet.
• Fotobibliotek: bruges kun til at vælge eksisterende kvitteringsbilleder.
• Notifikationer: bruges til at informere dig om status på dine udlæg (f.eks. godkendt eller afvist).
• Alle tilladelser kan til enhver tid tilbagekaldes i enhedens indstillinger. Appen indsamler ikke placeringsdata og bruger ikke sporing på tværs af apps eller websteder.

11. Sikkerhed

Al kommunikation mellem appen og vores servere er krypteret (TLS). Adgangskoder opbevares kun som salted hash. Data er adskilt pr. virksomhed, og adgang styres via roller. Login-tokens opbevares i enhedens sikre lager (iOS Keychain / Android Keystore). Alle væsentlige handlinger logges i et revisionsspor.

12. Børn

Total RePay er en arbejdsrelateret tjeneste og er ikke rettet mod personer under 16 år.

13. Ændringer og kontakt

Vi kan opdatere denne politik. Væsentlige ændringer meddeles i appen eller pr. e-mail. Den gældende version findes altid på denne side.

Spørgsmål om databeskyttelse kan rettes til AvaTora ApS, Hindsholmvej 18, 5300 Kerteminde, Danmark, e-mail: jr@avatora.dk.